Temos uma relação de amor e ódio com e-mails. Por um lado, enviamos mais de 108 bilhões de mensagens de email todos os dias. Por outro, a maioria das pessoas detesta se deparar com uma caixa de entrada cheia. O e-mail ocupa, em média, 23% do tempo do empregado, sendo que esse empregado envia ou recebe uma média de 112 e-mails por dia.

Diante dessas estatísticas, você começa a ver o email como uma nova forma de poluição do conhecimento. Na verdade, essa é exatamente a conclusão a que Thierry Breton, CEO da empresa de serviços de tecnologia da informação Atos Origin, com sede na França, chegou há vários anos. Breton notou que seus funcionários pareciam constantemente distraídos pelo fluxo de emails recebidos a cada dia. Então, tomou medidas para eliminar o que acreditava ser um efeito negativo sobre a produtividade da empresa.

Em fevereiro de 2011, Breton anunciou que o email estava proibido. No prazo de três anos, ele queria a Atos sendo uma empresa “email zero”. “Estamos produzindo dados em grande escala que estão poluindo rapidamente nossos ambientes de trabalho, e invadindo, também, nossas vidas pessoais”, Breton disse em um comunicado público divulgado através do site da Atos. “Estamos tomando medidas agora para inverter esta tendência, assim como as organizações tomaram medidas para reduzir a poluição ambiental após a revolução industrial.”

Essa afirmação parece ser surpreendente, vindo do CEO de uma empresa de tecnologia empregadora de mais de 70.000 pessoas em mais de quarenta escritórios ao redor do mundo. Mas talvez não seja tão surpreendente assim. Como escrevi em meu novo livro, Under new management (Houghton Mifflin Harcourt, 2016) um número crescente de líderes empresariais estão proibindo ou pelo menos restringindo o email. E, como resultado, estão produzindo mais.

O próprio Breton havia adotando uma filosofia de email zero bem antes proibir seu uso na Atos. Ele havia parado de usar email interno quase cinco anos antes, por achar que atrapalhava sua produtividade. Apesar de seu pensamento aparentemente radical sobre o email, Breton não é exatamente o modelo de um fundador de startup indômito, testando novas formas extravagantes de trabalhar. Ele é um homem de meia idade, ex-ministro de financiamento da França e ex-professor da Harvard Business School.

Pelo seu enorme tamanho, a proibição do email na Atos parece ser algo inviável, mas, para Breton, era justamente o tamanho da empresa o motivo para o gargalo na comunicação. Claro, Atos não proibiu a comunicação eletrônica por completo. Em vez disso, a empresa construiu uma rede social corporativa. Eles organizaram a rede em cerca de 7.500 comunidades abertas, que representam os vários projetos que precisavam de colaboração. As conversas, porém, não interrompem os funcionários automaticamente, por meio de uma notificação sonora. Em vez disso, os funcionários podem optar por entrar na discussão em seus próprios termos e de acordo com sua agenda.

Embora a Atos ainda não tenha chegado a 0% de emails, os esforços de redução estão funcionando. A empresa reduziu o email global em 60%, passando de uma média de 100 emails por semana por empregado para menos de 40. A margem operacional da Atos aumentou de 6,5 % para 7,5 % em 2013, o lucro por ação subiu mais de 50%, e os custos administrativos diminuíram de 13 para 10%. Obviamente, nem todas essas melhorias foram resultado da proibição de email, mas a correlação certamente é significativa, fato confirmado por um conjunto crescente de pesquisas sobre os efeitos do email.

As pesquisas sugerem que proibir ou restringir emails pode aumentar drasticamente a produtividade individual e reduzir o estresse. Pesquisadores da University of California, Irvine, e do Exército dos EUA, cortaram o uso de email de treze funcionários civis e mediram os efeitos sobre a produtividade e o estresse. Primeiro, os pesquisadores acompanharam os participantes por um período inicial de três dias, em que eles foram entrevistados e observados tanto presencialmente quanto com um software de monitorização de computador para verificar os programas que usavam, quantas vezes, e com que frequência seu trabalho era interrompido. Eles ainda mediram os batimentos cardíacos dos participantes (como um indicador de nível de estresse). Em seguida, desativaram o email dos participantes, por meio de um filtro que arquiva todas as mensagens recebidas para leitura posterior e desliga todas as notificações.

Eles mantiveram a condição “sem email” durante cinco dias, e continuaram a observar os participantes, monitorar seu uso do computador, e medir seus batimentos cardíacos. Os participantes começaram a se comunicar face-a-face e por telefone com mais frequência. A maioria dos participantes também passou muito mais tempo em cada programa de computador que usavam, o que sugeria que eles se distraíam menos. A julgar pelas taxas de batimento cardíaco, os participantes também tiveram uma diminuição significativa do estresse quando privados do email. Os próprios participantes notaram esse efeito. Eles relataram, consistentemente, que se sentiam mais relaxados e concentrados, e também mais produtivos, com o email desligado do que em condições normais de trabalho.

Outros estudos sugerem que apenas limitar a verificação de email a um certo número de vezes por dia, ou checar a caixa de entrada apenas em determinados momentos, pode ter um efeito quase tão dramático.

Tomados em conjunto, a experiência da Atos e os resultados desses estudos sugerem que precisamos refletir sobre quando e como enviamos emails. Limpar sua caixa de entrada eletrônica pode fazer você se sentir ultra-produtivo, mas, a menos que sua função seja apenas apagar emails, você provavelmente está só enganando a si mesmo.

David Burkus é autor de Under new management (Houghton Mifflin Harcourt, 2016). Ele é o apresentador do podcast Radio Free e professor associado de administração da Universidade Oral Roberts.

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