Nas últimas duas décadas muito se fez para organizar os processos de gestão do negócio e de atendimento de clientes. Por outro lado, inúmeros outros macroprocessos, que até então não eram considerados relevantes, passaram a se tornar evidentes e necessários em nossas organizações.

Infelizmente, muitos desses processos ainda continuam utilizando informações que não estão apropriadamente organizadas, tais como: obtenção de aceites de responsabilidade e formalização de ciência; definição de fluxos de comunicação entre áreas; apresentação de um organograma sempre atualizado, dentre outros.

Na prática, as organizações buscam por melhor eficiência em suas operações. Mas há uma trava impedindo que isso aconteça, devido à dificuldade da gestão do conhecimento. O sonho de todos os gestores seria ter uma forma simples de fazer com que seus funcionários conseguissem absorver, em segundos, todos os conhecimentos necessários para o bom desempenho de suas funções.

Com a pressão por melhores resultados e menores custos, a busca pela produtividade é incansável. Ter à mão o conhecimento necessário é um dos fatores que a impulsionam.

Perde-se muito tempo procurando a informação correta. Estaria nos arquivos dispersos e e-mails? Será esta a versão mais atualizada? Além disso, ainda que a informação seja disponibilizada, sempre haverá algum colaborador precisando de tal conhecimento. Como se isso não bastasse, reflita sobre o desafio de transmitir uma enorme quantidade de informações a um novo funcionário para que possa absorvê-las o mais rápido possível a fim de engajar-se na empresa.

Sobre o tema, a Harvard Business Review Brasil de Fev/2014, publicou matéria intitulada “O e-mail não morreu, está evoluindo!” por Barry Gill, apresentando que se gastam, em média, o equivalente a 111 dias de trabalho do ano lidando com emails. Sendo que grande parte deste tempo é gasto na procura de informações.

Nos últimos três anos, gestores e colaboradores de inúmeras empresas foram entrevistados, em relação à eficiência na obtenção de informações para o bom desempenho das funções, e também do tempo médio diário gasto por um funcionário para encontrar a informação correta, e as respostas são surpreendentes. As pessoas gastam de 30 minutos a cinco horas por dia buscando conhecimentos, em emails, arquivos de difícil localização e consultas a pessoas. Em média, são duas horas e meia de trabalho por dia que poderiam ser melhor aproveitadas. 

Se colocarmos na ponta do lápis quanto tudo isto está custando para a empresa, levaremos um susto. É fácil fazer esta conta. Considerem o salário mensal médio dos funcionários do departamento ou da empresa que vocês atuam. Multipliquem por 1,8 para colocar os encargos, então multipliquem por 20 dias úteis no mês e pela quantidade de horas que vocês acreditam que um funcionário mediano perca diariamente e assim perceberão o tamanho do desperdício.

Se em nossas vidas pessoais encontramos a informação que precisamos em segundos na internet, porque não fazer o mesmo em nosso dia a dia de trabalho na empresa?

Como solução, avaliem modernas tecnologias de tratamento de informações e conhecimento que já estão disponíveis ao mercado, de forma que se otimize o tempo de trabalho individual e da organização, aumentando significativamente a produtividade na busca de informações, encontrando o que se precisa em segundos, e potencializando a criação de um cérebro para a empresa, permitindo que vocês não tenham que buscar informações na cabeça de outras pessoas.

 

Julio Augusto Vidotti

É Alumni HBS e membro do conselho do Harvard Angels no Brasil. Provê mentoring para diversas start-ups. É também CEO e fundador da NewAgent Corp, empresa que traz ao mercado um novo conceito às empresas denominado Enterprise-BRAIN.

Share with your friends









Submit