Tecnologia

10 funções do Excel que todos deveriam conhecer

Adam Lacey e Deborah Ashby
20 de abril de 2020

Nos últimos dez anos, vimos uma avalanche de software que foram desenvolvidos para analisar, manipular e visualizar dados. Ainda assim, para o usuário com conhecimento intermediário, o Microsoft Excel – há 30 anos no mercado – continua sendo o produto de escolha daqueles que precisam interpretar dados. Satya Nadella, CEO da Microsoft, afirma que o Excel ainda é o melhor produto da empresa — e que 750 milhões de pessoas que trabalham na área de inteligência, em todo o mundo, confirmam essa declaração todos os dias.

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Ensinamos e testamos o Excel há uma década. Uma pesquisa que fizemos com algumas centenas de funcionários de escritórios nos leva a acreditar que passamos mais de 10% de nossa vida profissional trabalhando com planilhas e, para os que trabalham em pesquisa e desenvolvimento ou finanças, é algo em torno de 30%, ou 2,5 horas por dia.

Imagine então, se esta grande parcela da força de trabalho mundial pudesse fazer uso ainda melhor deste aplicativo. Pouparíamos tempo e aumentaríamos a produtividade.

No ano passado reunimos  “As 100 dicas mais úteis sobre o Excel”, e para isso consultamos especialistas e analisamos dezenas de milhares de resultados de testes e dados sobre cursos. Embora cada funcionalidade do Excel tenha um exemplo de uso, nenhum usuário lança mão de todas elas. Entenda as 500 ou mais funções que ele oferece, e você chegará a cerca de 100 funções e recursos realmente úteis para a maioria das pessoas que hoje trabalham com inteligência. Desta lista, selecionamos dez que são especialmente fáceis de aprender (aproximadamente 2 horas no total) e que podem fazer uma diferença substancial na produtividade. Parte de nossa lista das top 100, essas dez funções estão listadas em ordem decrescente de utilidade. Se você, como várias outras pessoas, não sabe ao certo o que aprender sobre o Excel, talvez deva dar uma olhada nesta matriz 2×2, que leva em consideração a utilidade e o tempo necessário para conhecer estes recursos.

Colar Especial (10 minutos para aprender)

Copiar e colar é uma das funções mais simples e mais utilizadas. No entanto, muitas vezes transportamos um formato que não queremos ou copiamos uma fórmula, quando na verdade, só queremos o valor.

Resolver essas pequenas frustrações pode levar um tempo; por isso que o Colar Especial é tão… especial. O Colar Especial permite escolher quais elementos da célula copiada você quer transportar. Depois de copiar sua célula (Ctr+C), pressione Ctrl+Alt+V (ou vá para a Área de Transferência na Página Inicial, ou Editar > Colar Especial) para abrir a janela do Colar Especial e então, fazer sua seleção. Alt+E+S+V é o atalho para colar apenas os valores — provavelmente o uso mais comum do Colar Especial.

Acrescentar várias linhas (2 minutos para aprender)

Muitas vezes precisamos acrescentar linhas entre as que já existem. O atalho (Ctrl, shift, +) é muito útil, principalmente porque você pode usar como tecla de alternância  ‘’+’’ para acrescentar várias linhas. Em geral, realçar o número de linhas que queremos acrescentar (por exemplo 5), clicar com o botão direito e inserir é mais rápido quando queremos incluir um grande número de linhas, pois adiciona exatamente a quantidade realçada.

Preenchimento relâmpago (30 minutos para aprender)

Com essa função, o  Excel desenvolveu “vontade própria’’ em 2013. O Preenchimento Relâmpago preenche automaticamente dados para você, quando percebe um padrão.

Suponha que você tem uma relação de códigos de produtos nas primeiras dez células da coluna A, por exemplo:  “ABC-00001” até “ABC-00010” e você só precisa dos números depois do ‘-’. Você pode simplesmente descartar o “ABC” usando o Preenchimento Relâmpago. Antes da versão 2013, isso também era possível, mas era necessário usar uma combinação de funções (LOCALIZAR, ESQUERDA, &, etc.). Agora ficou muito mais fácil e você vai impressionar as pessoas.

Crie o padrão digitando “00001” na primeira célula vazia. Se o Preenchimento Relâmpago estiver acionado (Arquivo, Opções, Avançado), comece a digitar o próximo código de produto na célula de baixo e o Preenchimento Relâmpago reconhecerá o padrão e preencherá o restante do código para você. Basta pressionar Enter para aceitar, ou faça isso manualmente, digitando Dados > Preenchimento Relâmpago, ou Ctrl+E.

O Preenchimento Relâmpago é como um passe de mágica e pode ser usado em muitas situações. Economiza muito tempo quando você precisa preencher muitos dados com rapidez e precisão. O Preenchimento Relâmpago é uma função de cair o queixo!

ÍNDICE-CORRESP (45 minutos para aprender)

Além do PROCV (que procura o valor em uma coluna e retorna um valor correspondente em outra), ÍNDICE e CORRESP são as ferramentas mais poderosas e utilizadas no Excel para fazer buscas. Usadas de maneiras separadas, essas funções são inestimáveis, mas apenas quando combinadas é que seu verdadeiro poder é revelado.  ÍNDICE e CORRESP, quando usadas em conjunto, ajudam a extrair os dados necessários de uma grande base de dados de forma eficiente e precisa. Conhecer bem essas funções não só fará com que você pareça ser um gênio do Excel para seus colegas e gestor, mas pode também transformar uma tarefa banal e tediosa em algo simples e rápido. Essas funções atuam assim:

PROCV é uma função excelente, mas tem suas limitações. Só consegue procurar valores da esquerda para a direita. O valor a ser encontrado precisa estar à esquerda, na tabela. O ÍNDICE e CORRESP permitem que você procure uma valor em qualquer lugar na tabela, independentemente de sua localização.

Digamos que você tenha uma planilha com uma relação de produtos, com as seguintes colunas: “Código do Produto’’, “Lucro’’, “Nome do Produto’’ e “Receita”. Em outra planilha, uma lista com o nome dos produtos e quer procurar o lucro que cada um deles gera. Neste cenário, estamos usando o nome do produto (ou o valor de PROCV) para procurá-lo. O nome fica à direita do lucro e, por isso, PROCV não vai funcionar. Este é o cenário perfeito para ÍNDICE e CORRESP.

A sintaxe é:

= ÍNDICE (Coluna de lucro, CORRESP(Valor PROCV, Coluna Nome do Produto,0))

Um bom jeito de lembrar como isso funciona é:

= ÍNDICE (Coluna na qual eu quero um valor de retorno, CORRESP (meu valor PROCV, Coluna onde quero PROC, Enter “0”)) (O zero vai apresentar a correspondência exata e você também pode comparar com menos de (-1) ou mais do que (1)). 

De relance e até mesmo depois de olhar pela segunda vez, ÍNDICE e CORRESP parecem ser muito complicados. Com certeza, alguma prática é necessária, mas vale a pena tentar pois é uma função muito mais flexível e poderosa que PROCV. É uma das principais utilidades do Excel. Ponto.

SOMA (2 minutos para aprender)

Esta é uma das primeiras funções que você provavelmente irá aprender no Excel — como somar uma linha ou coluna. Mas você sabia que pode selecionar a célula ao final da linha ou coluna e pressionar ALT + para acionar essa função em um segundo?

CTRL Z / CTRL Y (1 minuto para aprender)

Esta é sua carta fiança do Excel. Se não estiver usando Ctrl Z para desfazer seus erros no Excel, deveria estar. O que muita gente não sabe é que Ctrl Y faz exatamente o oposto — refaz. As duas funções trabalham muito bem em conjunto e você pode percorrer o ciclo de iterações do seu trabalho até encontrar o melhor caminho.

Remover duplicatas (10 minutos para aprender)

Função simples e rápida de usar. Remover dados duplicados faz exatamente o que você espera — remove qualquer duplicata em qualquer intervalo de dados. Nosso conselho é remover os valores que deseja e colá-los em outra planilha. Você pode encontrá-la na aba Dados e, na seção Ferramenta de Dados da Faixa de Opções.

Se quer apenas realçar os dados duplicados, é possível fazer isso usando a Formatação Condicional. O atalho para chegar lá é Alt H L. (Ou pode ser encontrada na faixa Página Inicial dentro de Estilos).

Congelar Painéis (15 minutos para aprender)

Alguma vez, você já rolou uma planilha grande para baixo e esqueceu o nome das colunas? Congelas Painéis é a resposta neste caso. É possível congelar a linha superior, a primeira coluna ou qualquer quantidade de qualquer uma delas. Identifique as colunas e linhas da área que quer congelar. Em seguida, selecione a célula imediatamente à direita destas colunas e abaixo destas linhas. Vá para a aba Exibir e então, para Congelar Painéis na seção Janela. Alt W F é o atalho.

F4 (10 minutos para aprender)

Há duas maneiras especialmente gratificantes de usar F4 no Excel. A primeira é ao criar uma Referência Absoluta: F4 permite que você alterne entre diversas opções. A segunda, poucas pessoas conhecem, mas pode melhorar significativamente sua produtividade no Excel. F4 repete sua última ação, sempre que disponível. Por exemplo, se acabou de aplicar uma borda em uma célula, use a F4 para aplicá-la em outras.

CTRL + Setas (5 minutos para aprender)

Se você já se pegou rolando por uma planilha para chegar ao seu final, pare de fazer isso e comece a usar Ctrl + teclas das setas! Este atalho básico leva-o diretamente ao último dado de uma coluna ou linha que estiver usando. Combine esta função com Ctrl, Shift para realçar/selecionar grandes áreas de dados em segundos.

Atenção: Se houver intervalos em seus dados, este atalho irá levá-lo somente até o final do primeiro. Desta forma, se quer chegar ao final rapidamente, selecione uma coluna com dados que não tenha intervalos.

Aproveite alguns destas dez funções e sua rotina no trabalho irá mudar de forma radical. Se quer apenas justificar decisões empresariais norteadas por dados e impressionar, ou, simplesmente, chegar em casa mais cedo para ficar com a família, conhecer as funções certas do Excel é uma maneira rápida e fácil de maximizar sua produtividade.


Adam Lacey é o diretor executivo da Excel with Business, uma empresa online que tem ajudado a melhorar as habilidades de mais um milhão de pessoas no Excel e no Microsoft Office.


Deborah Ashby é gerente de treinamento em TI na Excel with Business e na Filtered.com. Ashby é Microsoft Office Specialist e Microsoft Certified Trainer (MCT) e presta suporte dos produtos Microsoft há mais de 20 anos.

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