Reuniões

Como fazer as pessoas participarem de forma ativa de reuniões virtuais

Justin Hale e Joseph Grenny
21 de abril de 2020

Atualmente é difícil fazer as pessoas prestarem atenção em reuniões; e quando não estão na mesma sala, torna-se particularmente ainda mais difícil. Além disso, é especialmente irritante quando você expõe um argumento por nove minutos, faz uma pausa para ver as reações, e ouve: “Não sei se consegui entender”, que também pode significar: “Eu estava dando banho no meu gato e não percebi que seria chamado.”

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Sejamos honestos, a maioria das reuniões são entediantes porque há, em geral, pouca ou nenhuma responsabilidade para com o engajamento. Quando estamos juntos numa sala, em geral, compensamos com um contato visual coercitivo. Os participantes acham que têm obrigação de simular interesse (mesmo que estejam olhando para o celular). Em situações onde não é possível exigir a atenção por meio da opressão visual, é preciso aprender a fazer o que deveríamos ter aprendido há muito tempo: crie um engajamento voluntário. Em outras palavras, é preciso criar oportunidades estruturadas para que os participantes possam se engajar integralmente.

Existem quatro largas razões  para se realizar uma reunião: para influenciar as pessoas, tomar decisões, solucionar problemas ou fortalecer as relações. Uma vez que são processos ativos, os participantes passivos de uma reunião raramente realizam um trabalho de qualidade. O pré-requisito para reuniões efetivas – sejam virtuais ou não – é o engajamento voluntário.

Passamos os últimos anos analisando as sessões virtuais de treinamento para entender por que a maioria das reuniões virtuais entediavam os grupos.  Ao terminarmos, descobrimos e testamos cinco regras que, como prevíamos, levaram a melhores resultados em reuniões. Em um estudo que realizamos ao comparar 200 participantes de reuniões presenciais a 200 de reuniões virtuais, descobrimos que, ao aplicar essas regras, 86% destes participantes informaram ter um nível tão alto quanto ou até maior de engajamento do que em reuniões presenciais. Aplicamos, então, essas regras a mais de 15 mil participantes.

Vejamos os resultados.

Tomemos Raul como exemplo. Um gestor que está prestes a conduzir uma apresentação virtual de 15 minutos para 16 colegas espalhados pela América do Norte e América do Sul. Sua meta é convencê-los de que precisam identificar oportunidades de vendas globais para cada um de seus clientes do portfolio, para então ajudá-los a ir atrás do objetivo. Para evitar que a palestra seja passiva e engajar o grupo, Raul planeja utilizar 18 slides. Eis as regras que Raul deve obedecer:

1. A regra do”1 minuto”

Em primeiro lugar, não espere o engajamento do grupo para resolver um problema antes de o grupo senti-lo. Realize algo nos primeiros 60 segundos para ajudá-los. Você pode falar sobre estatísticas assustadoras ou provocativas, casos ou analogias que tornem o problema algo dramático. Por exemplo, Raul poderia compartilhar uma estatística que demonstrasse o tamanho médio dos acordos globais para um concorrente, que provocasse uma sensação de inferioridade para com o grupo;  poderia contar uma história sobre um cliente frustrado que deixou de fazer compras porque a equipe não mais oferecia um suporte e precificação global. Ou, então, Raul poderia extrair emoções ao fazer uma analogia às baleias que se alimentam bem melhor quando estão em grupos, podendo assim, cercar um cardume de camarões – e, então, devorá-los. Seja qual for a sua tática, seu objetivo é ter a certeza de que o grupo entenda o problema (ou a oportunidade) com empatia antes de tentar resolvê-lo.

2. A regra da responsabilidade.

Quando as pessoas adentram algum contexto social, trabalham de maneira tácita para determinar sua função. Por exemplo, ao entrar no cinema, inconscientemente você define seu papel como observador – você está lá para se divertir. Quando vai à academia, você é ator – está lá para se exercitar. A maior ameaça que o engajamento sofre em reuniões virtuais é permitir que os membros da equipe assumam, de maneira inconsciente, o papel de observador. Muitos já definiram, com prazer, ter essa atitude quando receberam o convite para a reunião. Para contrabalancear essa decisão implícita, crie uma prática de responsabilidade compartilhada logo no início de sua apresentação. Não diga somente “Muito bem! Eu quero que seja uma conversa, e não uma apresentação. Preciso que todos vocês participem.” Isso raramente funciona. Em vez disso, crie uma oportunidade para que eles assumam responsabilidades importantes. Você poderá fazer isso bem ao utilizar a regra seguinte.

3. A regra “não dá para se esconder”

Pesquisas mostram que uma pessoa que aparenta estar tendo um ataque cardíaco no metrô tem menos chances de obter ajuda à medida que haja mais pessoas no vagão. Psicólogos sociais chamam esse fenômeno de difusão da responsabilidade. Se todos são responsáveis, então ninguém se sente responsável. Para evitar que isso aconteça na sua reunião, atribua tarefas nas quais as pessoas possam se engajar a fim de que não se escondam . Escolha um problema que tenha rápida solução e forme grupos de duas ou três pessoas no máximo. Forneça um meio de comunicação que elas podem usar para se comunicarem umas com as outras (por videoconferência, canal no Slack, plataforma de mensagens ou mensagens de áudio). Se você estiver numa plataforma virtual para reuniões que permita a formação de pequenos grupos de discussão, utilize essa ferramenta de maneira deliberada. Estabeleça um limite de tempo para que eles realizem a tarefa de forma estruturada e breve. Por exemplo, três minutos antes de fazer a sua venda, Raul diria algo como, “O próximo slide mostra quem será seu parceiro. Gostaria que vocês usassem dois minutos do intervalo do grupo para identificar um arrependimento geral: um cliente que você acredita que poderia ter fechado um negócio muito melhor se tivéssemos trabalhado mais nos últimos 12 meses.” Em seguida, Raul poderia pedir que todos escrevessem suas respostas na janela do chat e/ou que chamassem uma ou duas pessoas para compartilhar seus exemplos por telefone.

4. A regra do MVP (Produto Minimamente Viável)

Nada desestimula mais um grupo , certamente, do que apresentar inúmeros slides com informações paralisantes, organizadas em inúmeros itens. Independentemente da inteligência e da sofisticação do seu grupo, se o seu foco é o engajamento, é preciso misturar fatos e histórias. Incentivamos que as pessoas estipulem o conjunto de MVP de que precisam. Em outras palavras, escolha a menor quantidade de dados necessários  para passar a informação e engajar o grupo. Não adicione mais nenhum slide. Uma vantagem dessa regra é que ela força o engajamento dos participantes. Caso você tenha muitos slides, você se sente obrigado a mostrar todos. Se Raul tem 18 minutos para fazer sua palestra, 15 slides é muita coisa. Ele tem de conseguir apresentar seu case com um ou dois slides, para então utilizar os outros e realizar as tarefas dos itens 1 e 3 acima.

5. A regra dos cinco minutos

Não demore mais do que cinco minutos para dar ao grupo outro problema a ser resolvido. Os participantes estão em salas espalhadas ,aqui e acolá, com muitas outras distrações tentadoras. Se você não mantiver uma expectativa contínua de um envolvimento significativo, eles irão retroceder para a posição de observadores, e você terá de trabalhar duro para trazê-los de volta à reunião. Na sua apresentação de 15 minutos, Raul deve incluir de duas a três tarefas para o engajamento, que sejam curtas, bem definidas e relevantes. Por exemplo, ele poderia terminar sua apresentação com uma lista de opções construída pelo grupo e sugerir uma  votação ou enquete para decidir, de acordo com o grupo, qual delas usaria para começar.

A verdade é que essas regras já deveriam ser algo natural, independentemente da reunião que você está conduzindo. No entanto, nos dias atuais, os riscos são ainda mais altos quando os membros da equipe estão fora do campo visual e a mente está livre para vagar. Seguir essas cinco regras irá mudar de forma drástica e imediata a produtividade de qualquer reunião virtual.


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Justin Hale é palestrante, designer de treinamento, e treinador master na VitalSmarts. Hale é o engenheiro-chefe na elaboração dos treinamentos na VitalSmarts, orientou aulas e ministrou palestras sobre as habilidades e princípios para mais de 300 clientes e público no mundo todo.x


Joseph Grennyé autor e vencedor de best-sellers do New York Times por quatro vezes, palestrante e um importante cientista social para o desempenho empresarial. Suas obras possuem traduções em 28 idiomas, estão disponíveis em 36 países e geraram resultados para 300 empresas entre as 500 melhores empresas listadas na Fortune. Grenny é cofundador da VitalSmart, um inovador em treinamento corporativo e desenvolvimento de liderança.

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