Produtividade

Crie um fluxo de produtividade que funcione para você

Alexandra Samuel
30 de março de 2020

E se não existir uma lista de tarefas, uma plataforma de gestão de projetos ou um aplicativo de produtividade perfeitos?

É uma ideia quase blasfema, especialmente para uma grande defensora dos aplicativos como eu. Nos últimos quinze anos testei diversos gerenciadores de tarefas, como o Todoist e o Wunderlist, algumas dezenas de plataformas de gestão de projetos, como o Asana e o Basecamp, e centenas de outros aplicativos de produtividade que prometem gerenciar melhor meu tempo ou aprimorar a colaboração com meus colegas ou equipe. (Batizei essa grande combinação de ferramentas – de aplicativos de listas de tarefas a calendários, de aplicativos de mensagens e planejamento colaborativo a programas de documentos de meu “sistema de produtividade”).

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Alguns desses aplicativos me conquistaram o suficiente para eu utilizá-los por anos a fio, ou recomendá-los e até implementá-los com meus colegas. No entanto, descobri que quando meus projetos ou equipe mudam, quase sempre também acabo mudando de sistema de produtividade, buscando aplicativos que serão mais eficazes.

E eu não estou sozinha. Em um levantamento realizado em 2019, o site de comparação de software GetApp observou que 97% dos gerentes de projeto utilizam mais de uma ferramenta para gerenciar seus projetos. E se hoje existem 272 gerenciadores de tarefas diferentes e 777 aplicativos de gestão de projetos listados no guia de produtos de tecnologia G2. Suspeito que seja porque um grande número de desenvolvedores de software acha que precisa criar suas próprias plataformas de gerenciamento de projetos. (De fato, essa é a história por trás do Basecamp, Rindle e Todoist.)

Uma razão dessa insatisfação é que as pessoas simplesmente gostam de organizar seu trabalho digital de muitas maneiras diferentes, da mesma forma que é possível escrever suas tarefas semanais em post-its enquanto seu colega gosta de escrevê-las em um quadro branco. E mesmo se você escolher seu próprio software, o setup de produtividade que funciona bem em um projeto ou função pode ser totalmente inadequado para outro. Talvez você tenha conseguido dar conta de tudo utilizando o Google Suite em seu último projeto – mas, desta vez, você vai trabalhar com um cliente que odeia colaborar pelo Google Docs. Ou pode ser que parte do seu trabalho seja composta de tarefas individuais e com prazo definido, enquanto outra parte se concentra em projetos extensos, complexos e interdependentes.

Mas agora, uma nova categoria de software tem possibilitado a criação de painéis personalizados voltados à produtividade, sem a necessidade de saber programação. Essas ferramentas, como Airtable, Notion e Coda, funcionam de maneira um pouco diferente, mas todas acrescentam funções avançadas a planilhas ou documentos de texto básicos para oferecer os benefícios da programação sem a necessidade de escrever seu próprio código. Nos últimos seis meses, passei grande parte das minhas jornadas de trabalho utilizando uma dessas ferramentas – Coda –, e fiquei impressionada com quanto meu rendimento pode aumentar com um painel de produtividade que eu mesma desenvolvi.

E eu não sou a única a tirar vantagem deste novo mundo: A Galeria de Modelos da Notion contém dezenas de modelos de produtividade criados pela comunidade, cobrindo desde as etapas específicas na produção de vídeo a um kit de ferramentas completo para profissionais independentes. O “Universo” eclético da Airtable contém “bases”, que são contribuições da comunidade, para acompanhamento de clientes atuais e em potencial, gerenciar um inventário de propriedades para locação ou preparar o lançamento de um produto. A coleção de modelos de gestão de projetos e produtividade na comunidade do Coda inclui um acompanhamento de lista de tarefas inspirado no sistema da General Eisenhower, um sistema para gerenciar o fluxo de trabalho de uma equipe editorial e um modelo de produtividade “Omnicodoro”, que combina a metodologia “GTD” com uma ferramenta para trabalhar com “Sessões de Pomodoro”.

Navegar por essas galerias de modelos pode dar uma ideia das possibilidades ou um ponto de partida útil para o seu próprio painel de produtividade. Mas, para aproveitar ao máximo essas plataformas, você deve criar uma ferramenta com suas próprias especificações individuais, especialmente se tiver algumas frustrações específicas ou necessidades não atendidas com as ferramentas que tem utilizado atualmente. Caso escolha esse caminho, é preciso:

Conheça o(s) problema(s) que você quer resolver.

Suas frustrações com as ferramentas atuais são os melhores indicadores daquilo que precisa criar em seu próprio painel personalizado, por isso o primeiro passo é anotá-las. Em seguida, avalie as diferentes plataformas de produtividade com opções de personalização com base na facilidade com que elas solucionarão esses problemas específicos. No meu caso, eu precisava sanar algumas limitações na Planilha do Google que utilizava havia muito tempo para controlar todas as minhas ideias e sugestões de matérias: eu queria uma janela de edição maior e uma maneira mais fácil de trabalhar com uma planilha com um número bem grande de colunas. E o Coda resolveu esses problemas.

Comece com algo simples.

A melhor maneira de descobrir se uma plataforma de produtividade pode funcionar para você é simplesmente usá-la. Portanto, mesmo que você tenha grandes planos para um painel realmente elaborado que automatize várias partes do seu trabalho, comece com algo fácil, como uma lista de tarefas personalizada para refletir as diferentes maneiras de categorizar e visualizar suas atribuições. Quando comecei a trabalhar com o Coda, comecei simplesmente importando minha planilha existente de ideias para matérias e criando algumas visualizações personalizadas diferentes: uma que me permitia ver todas as minhas ideias, uma com apenas as melhores ideias e outra listando as ideias prontas para enviar aos editores.

Crie painéis separados para diferentes tipos de projetos.

Uma das alegrias de criar seu próprio painel de produtividade é que você não precisa usar a mesma configuração para cada projeto. Dependendo do projeto em que você está trabalhando (e com quem), você pode precisar apenas de uma lista de tarefas simples e um bloco de anotações digital, ou de um conjunto mais elaborado de planilhas com alguma automação incorporada. Criei painéis personalizados no Coda para cada área do meu trabalho: um para colaborar nas propostas de clientes (para mapear responsabilidades, planejar orçamentos e elaborar documentos de propostas); um para planejar melhorias no site (com seções separadas para arquitetura, conteúdo do site e requisitos técnicos); e um para apresentar meu portfólio de trabalho a editores potenciais (incluindo links, amostras de trabalho e métricas de mídias sociais em pastas separadas). Eu até mesmo utilizei o Coda para planejar as férias da família (centralizando nossas reservas de viagens, avaliações de restaurantes e programação).

Favoreça a integração.

O verdadeiro poder dessas plataformas de produtividade personalizáveis está em sua capacidade de automatizar partes do seu trabalho – mas essa automação dependerá da capacidade de sua plataforma escolhida de se integrar às outras ferramentas que você já utiliza. Por exemplo, integrei meu controle de matérias do Coda à minha conta do Gmail. Quando tenho um conjunto de ideias para artigos prontos para serem enviados a um editor, posso clicar em um botão que combina todas essas sugestões selecionadas em um único rascunho de e-mail. Também utilizo a conexão do Coda com o Zapier para configurar ainda mais integrações, como a que conecta a ferramenta de formulário móvel Jotform ao Coda, para que eu possa adicionar rapidamente novas ideias de artigos a partir do meu telefone.

Crie um plano de fuga.

Precisamente porque as ferramentas de produtividade vão e vêm de nossa vida, você deve experimentar tirar seus dados de uma plataforma quando começar a utilizá-la. E não apenas a parte textual. Eu queria uma plataforma que também preservasse a estrutura e a organização de minhas tarefas, anotações e histórico de contatos. Mesmo que seja o caso de copiar e colar manualmente seu trabalho árduo em outras planilhas, verifique se existe uma maneira de exportar seu trabalho e execute essa tarefa regularmente, mesmo que apenas como backup.

Em um mundo com tantas plataformas e aplicativos de produtividade disponíveis, muitos profissionais acharão mais fácil e eficaz utilizar ferramentas prontas e sem o mesmo nível de personalização, mesmo que elas não funcionem exatamente da maneira que desejam. Mas para os interessados em criar a solução exata, plataformas como Coda, Notion e Airtable são verdadeiros divisores de águas. Você não precisa mais ser um programador para criar o aplicativo ou o painel que atenda às suas necessidades.


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Alexandra Samuel é palestrante, pesquisadora e escritora que trabalha com as principais empresas do mundo para entender seus clientes online e elaborar relatórios orientados por dados, como o Sharing is the new buying. Alex é autora de Work smarter with social media (Harvard Business Review Press, 2015) e sua nova aula, Work Productivity: Work smarter with your inbox, já está disponível no Skillshare.

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