Gestão de tempo

Dicas de produtividade para ajudá-lo a recuperar tempo

Steve Glaveski
21 de agosto de 2020

Todos nós estamos ocupados – e muito. Temos contas a pagar, um financiamento imobiliário a cumprir, filhos para cuidar e, obviamente, prazos a obedecer no trabalho. Todos esses compromissos nos deixam com pouco tempo disponível para nós mesmos e para cuidar com qualidade do nosso relacionamento com os outros. Mas há uma boa notícia: Quando dizemos ter pouco tempo, queremos dizer, de fato, que temos pouca capacidade de decisão. E isso é possível mudar.

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A maioria das pessoas é bastante cuidadosa em como gastar dinheiro. Mas, quando o assunto é tempo, mal paramos para pensar melhor. Dizemos sim para qualquer demanda absurda pelo nosso tempo, tratamos tudo como se fosse urgente, participamos de reuniões sem importância, deixamos de delegar trabalho por medo de comprometer a qualidade, passamos o dia amarrados a smartphones e continuamos desempenhando tarefas que poderiam ser feitas por uma máquina.

Ao contrário do dinheiro, o tempo não pode ser recuperado.

É comum nos sentirmos importantes quando estamos muito ocupados, mas para que serve isso? A enfermeira de cuidados paliativos Bronnie Ware observou em seu livro, “Antes de partir: os 5 principais arrependimentos que as pessoas têm antes de morrer”, que um dos maiores arrependimentos das pessoas no leito de morte é ter trabalhado demais.

O primeiro passo para se incluir no novo conceito de riqueza – usar o tempo de forma inteligente para se dar ao luxo de ter mais tempo livre – é acreditar no paradoxo de que podemos fazer mais em menos tempo, como escrevi em “The case for the 6-hour workday”. Recusar-se a acreditar nisso significa contentar-se com uma vida em que se passa onze horas por dia na frente de uma tela. A escolha é sua.

Se você optar por ganhar seu tempo de volta, comece da seguinte forma:

1. Automatize

Atualmente, todo tipo de tarefa pode ser automatizada. É uma pena que tão poucos empresários e executivos aproveitem a variedade de ferramentas acessíveis e simples, embora eficientes, disponíveis no mercado.

A seguir, um pequeno exemplo de áreas que podem ser automatizadas:

  • Jurídica: Mineração de dados, revisão de contratos
  • Vendas: Geração e cultivo de leads, desenvolvimento de propostas, inteligência do consumidor, inteligência competitiva
  • Marketing: Padronização de e-mails, redifusão de conteúdo de marketing, reaproveitamento e distribuição de conteúdo
  • TI: Cópia de dados, gerenciamento de rede, manutenção de PC, criação de conta, transferência de arquivos, extração de dados
  • RH; Cronograma de folha de pagamento, recrutamento de candidatos
  • Desenvolvedores/programação: Roteiro para cópias de arquivos e desempenho de ações repetitivas, otimização de imagens
  • Suporte ao cliente: Pesquisas e questionários, consultas ao consumidor

Ferramentas que você pode começar a usar hoje:

  • Gestão do fluxo de trabalho: Zapier.com, IFTTT.com
  • Postagens nas redes sociais: Buffer e HootSuite
  • Agendamento de horários: Calendly.com
  • Reaproveitamento de conteúdo: Repurpose.io

2. Terceirize 

Tarefas orientadas por processos que podem ser automatizados devem, pelo menos, ser delegadas ou terceirizadas. Se é uma tarefa de baixo risco, repetitiva, sem complexidade e que pode ser feita por outra pessoa por uma fração do valor da sua hora de trabalho, por que você continua fazendo?

Em um episódio do famoso podcast Joe Rogan Experience, o fundador do AngelList Naval Ravikant sugere que as pessoas estabeleçam um valor pessoal ideal por hora de trabalho e se mantenham fiéis a isso. “Jamais faça nada com o seu tempo por um valor menor que esse, seja participar de uma reunião, ou devolver uma encomenda para a Amazon. Se eu precisar fazer a devolução de algo que comprei, que tenha custado menos do que meu valor por hora, prefiro doar a alguém”.

Em meu trabalho com centenas de empresários, costumo mostrar a eles a tabela abaixo, criada pelo autor Perry Marshall, e lhes perguntar: “Que parcela do seu tempo você gasta com tarefas que custam US$ 10 a hora?”

Seu trabalho vale US$ 10 por hora ou US$ 10 mil por hora?

“Cerca de metade do meu tempo”, é a resposta mais comum. Quando insisto com as pessoas para que terceirizem, elas costumam responder sem nenhum traço de ironia: “Não tenho tempo para fazer isso!”

É preciso perder tempo para ganhar tempo, mas, assim como juros compostos, no longo prazo, você estará economizando um tempo exponencialmente maior do que o que investiu.

“Mas eu só gasto alguns minutos por dia para fazer isso!” Mesmo uma tarefa que tome cinco minutos por dia, multiplicada por cinco, resulta em 15 dias de trabalho por ano, sem contar os custos cognitivos.

Para terceirizar mais tarefas de baixo custo, experimente ferramentas como:

  • Para pequenas providências cotidianas: GetMagic.com, TaskRabbit.com
  • Tarefas criativas e assistentes virtuais: Upwork.com, Freelancer.com

3. Use a comunicação assíncrona

“É um mal necessário”. Foram palavras de um antigo gerente meu em um grande banco australiano.

Eu havia perguntado por que 12 pessoas precisavam estar presentes em uma reunião periódica de três horas de duração, se dez delas davam contribuições que não passavam de cinco minutos nessas ocasiões.

Aquilo não era um mal necessário, era apenas ineficiente e improdutivo.

Essa falta de domínio e essa tendência de terceirizar a responsabilidade sob a forma de reuniões longas e com muitos participantes, e de e-mails com cópia para todos levam à estagnação da produtividade da empresa e resultam em moral baixa dos funcionários.

Uma abordagem melhor seria a filosofia “responderei quando me for conveniente”, que está no núcleo da comunicação assíncrona. A realidade é que a maioria dos assuntos não requer uma resposta imediata, e as reuniões não deveriam ser usadas simplesmente para transmitir informações; é para isso que existe o e-mail e a mensagem instantânea. 

Se for garantido que haverá discussão, tente programar reuniões mais curtas, com variações de 15 a 30 minutos, em vez da obrigatoriedade que ainda é praxe na maioria das organizações. E, se não for necessário fazer uma reunião (normalmente, não é), experimente uma dessas ferramentas de comunicação assíncrona:

  • Mensagem instantânea: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
  • Gestão de projetos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
  • Pausar e-mails ou site: Inbox Pause, Blocksite

4. Pare de tratar qualquer decisão como se fosse uma grande decisão

É difícil falar em comunicação assíncrona sem mencionar o que Jeff Bezos, da Amazon, chama de decisões do Tipo 1 e do Tipo 2 : Decisões do Tipo 1 são importantes, delicadas, irreversíveis e de alto risco. Decisões do Tipo 2 são reversíveis. Se fizer besteira, pode consertar sem causar muito ou nenhum prejuízo.

A maioria das nossas decisões são do Tipo 2 e devem ser tomadas com rapidez. Quanto menos decisões forem tratadas como sendo do Tipo 1, menos tempo iremos gastar com reuniões e comunicações.

5. Experimente agrupar tarefas

A ideia de desempenhar múltiplas tarefas ao mesmo tempo é um mito, e a troca ininterrupta de uma tarefa para outra nos torna improdutivos e exaustos, mas isso não significa que não possamos agrupá-las.

Katherine Milkman, economista comportamental da Wharton School, da University of Pennsylvania, foi quem cunhou o termo “temptation bundling.” Significa agrupar coisas que as pessoas querem fazer com as coisas que precisam fazer, como forma de motivar a formação de hábitos positivos.

Vamos supor que meu fisioterapeuta me pediu para incluir na rotina 30 minutos de exercícios para mobilidade, três vezes por semana. Eu poderia fazer os exercícios separadamente, ou combinar com algo que eu queira fazer, como assistir a um documentário no YouTube, ou mesmo falar ao telefone em viva-voz.

Dar menos desculpas e investir o tempo necessário para planejar a vida profissional e pessoal podem não apenas nos ajudar a entrar para os “novos ricos”, como também a cultivar uma vida com mais propósito e com menos chances de nos arrependermos depois.

Como disse o filósofo estoico Sêneca, “a vida, se bem empregada, é suficientemente longa”.


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Steve Glaveski é CEO e cofundador da Collective Campus, empresa de inovação corporativa e aceleradora de startups sediada em Melbourne, Austrália. Glaveski apresenta o podcast Future Squared e é autor de “Time rich: do your best work, live your best fife”, e  “Employee to entrepreneur: how to earn your freedom and do work that matters”.    

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