Colaboração

Quatro dicas para uma colaboração virtual eficiente

Elizabeth Grace Saunders
24 de março de 2021

Quando realizada da maneira correta, a colaboração em equipe é uma força propulsora para alinhar um grupo de pessoas e atingir um objetivo comum, da maneira mais eficiente possível. No entanto, até as melhores colaborações, repletas de membros de equipe inteligentes, capazes e experientes podem sofrer. Realizados de forma errada, os projetos colaborativos podem soar como uma perda de tempo onde as pessoas passam mais tempo falando sobre como fazer as coisas do que, de fato,  executando-as.

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Nos dias atuais, durante a pandemia, a colaboração está particularmente mais difícil. A colaboração orgânica é quase impossível quando o trabalho é remoto. Obter informações sobre os projetos mais recentes e novos experimentos interessantes – ou saber se um projeto está passando por dificuldades – podem facilmente ser conversados nos bate-papos de corredor, mas essas oportunidades não irão acontecer em ambiente remoto a não ser que seja proposital.  Além disso, a colaboração não é eficaz quando você vagamente e esporadicamente envia mensagens de textos com iniciativas, mas não dispõe de uma abordagem estruturada para responder a questões importantes, alinhar os membros da equipe e norteá-los para o objetivo. Para que a colaboração de equipe funcione no modo remoto, você e seus colegas precisam ser claros e estratégicos em como irão colaborar.

A logística da colaboração não é o único obstáculo que membros da equipe enfrentam. O tempo também é importante. Muitas pessoas estão com trabalho extra por conta das complexidades da Covid-19 e da interrupção nas contratações, e as agendas estão mais heterogêneas do que nunca, conciliando o home office e a educação dos filhos com aulas a partir de casa. Como unir os membros da equipe e fazê-los dedicar tempo e atenção ao seu projeto?

Como coach em gestão do tempo, sei que, para ser mais eficiente no trabalho, é preciso ter um objetivo e dedicar a ele cada minuto precioso. Veja como colaborar com a equipe de maneira correta, mesmo que você esteja enfrentando desafios relacionados à pandemia e ao trabalho remoto.

Faça reuniões com frequência

Caso você precise discutir, estabelecer uma visão, acertar as funções, concordar com as metas ou promover outras discussões criativas e estratégicas, uma reunião provavelmente será a maneira mais eficaz de realizar essas tarefas. Pode ser tentador acrescentar uma reunião recorrente à agenda, mas quando puder, tente encaixá-la em reuniões já marcadas para não acrescentar mais coisas no dia das pessoas já com a agenda cheia. Por exemplo, é possível decidir que, uma vez por mês, a reunião de sua equipe adote um foco mais estratégico e não, prático. Prepare a pauta com antecedência e designe alguém para ajudar na reunião a fim de manter o grupo trabalhando e conduzir a tomada decisão. Peça, também, para alguém tomar notas e encaminhe para os stakeholders, assim você não precisa desperdiçar um tempo valioso em outra reunião futura acerca do mesmo assunto .

Compartilhe documentos

Se você precisar de feedback sobre o material, e não há problemas se a comunicação ocorrer de forma assíncrona, compartilhe o documento. É possível fazer isso pelo Google Docs, Teams, Slack ou qualquer outro serviço de compartilhamento de arquivos aprovado pela sua organização.

Ao usar esse método, não se esqueça de estabelecer um prazo para a revisão, habilitar o controle de alterações e ser claro com relação a exatamente o que você precisa dos revisores do documento. É preciso que tudo seja autoexplicativo; dessa forma, se o seu colega analisar o documento depois de colocar os filhos na cama à noite (e não puder conversar com um colega da equipe naquele momento), ele não precisará de nenhum esclarecimento.

Trabalhe “lado a lado”

Se você já retornou ao escritório – ou nunca saiu dele – o trabalho lado a lado pode acontecer de forma natural. No entanto, para alguns dos meus clientes de coaching que trabalham remotamente, identifiquei uma tendência para o trabalho “virtual lado a lado”. Isto significa, em uma videochamada, trabalhar  junto com seu colega num projeto específico compartilhado. Dessa forma, você pode parar e fazer uma pergunta ou pedir opinião sempre que não conseguir ir adiante. Uma vez que a pessoa já está “lá” trabalhando em algo parecido, a colaboração pode evoluir suavemente. Essa estratégia também é eficaz caso você se descubra evitando realizar alguma tarefa difícil no trabalho. A pressão positiva do colega, alguém que está fisicamente presente com você, e espera que você realize uma determinada tarefa naquele espaço de tempo, pode ser um bom incentivo para ajudá-lo a superar a negação da proximidade.

Envie mensagens

Embora as ferramentas de chat colaborativas como o Slack, Teams e Flock, sejam extremamente populares e, em geral, vistas como o “segredo” para a colaboração de equipe, lembre-se de que elas estão trabalhando por você, e não você, para elas. Estabeleça a frequência e a duração do seu engajamento com os canais apropriados. Para alguns de meus clientes de coaching, essa duração é de somente dez minutos por dia, para passar os olhos sobre as mensagens mais importantes. Para outros, é como verificar mensagens várias vezes ao dia, ou deixar o programa de mensagens sempre ativo, exceto quando precisam estar extremamente concentrados. E caso você ache que não consegue solucionar um problema através do chat, troque a conversa por uma ligação telefônica. Assim, você tem mais controle sobre o seu tempo, e a equipe toda saberá melhor quando receberá notícias suas.

A ideia por detrás da colaboração de equipe não é tornar você sempre disponível, mas sim, ter a certeza de que você e sua equipe estão alinhados nas metas e em andamento para atingi-las. Se você colabora com intencionalidade e foco, é possível colaborar de longe, mesmo quando  tem um grande volume de trabalho a fazer.


Elizabeth Grace Saunders é coach em gestão de tempo e fundadora da empresa Real Life E Time Coaching & Speaking. Saunders é autora do livro “How to invest your time like money” e do livro “Divine time management”. 

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